Kwaliteitsborging in de vertaalbusiness

Enkele tips en adviezen voor professionals die overwegen een eigen vertaalbureau op te richten of dat inmiddels hebben gedaan.

Verschillende marktonderzoeken van de afgelopen jaren wijzen uit dat kwaliteit slechts één van de twee hoofdcriteria is op basis waarvan klanten besluiten een vervolgopdracht te plaatsen bij een vertaalbureau – het andere hoofdcriterium is snelheid van levering. Het is dus van groot belang goed na te denken hoe je vertaalwerk van consistente kwaliteit kunt leveren en je tegelijkertijd te houden aan strakke deadlines.

We zullen allereerst proberen een definitie te geven van ‘kwaliteit’ in een commerciële vertaalcontext. Zoals in iedere sector is het ook in de vertaalbranche vooral de klant die bepaalt wat kwaliteit precies inhoudt. Klanten verlangen een vertaling die geschikt is voor het beoogde doel. Dit betekent dat de tekst in ieder geval goed moet zijn afgestemd op het lezerspubliek – een overweging die je als vertaler nooit uit het oog mag verliezen.

Kwaliteit kan uiteraard ook worden gemeten aan de hand van een aantal objectieve taalkundige criteria, ongeacht de voorkeuren van de klant of het publiek. Het spreekt voor zich dat iedere vertaling bijvoorbeeld moet voldoen aan de basisregels voor grammatica en spelling. De taalkundige kwaliteit van je tekst wordt ook bepaald door stijl, al is dit een minder strikt gecodificeerd criterium. Naast grammatica en stijl is ook terminologie van cruciaal belang. Sterk nog: veel klanten zullen de kwaliteit van een vertaling in eerste instantie beoordelen op basis van de consistentie met hun eigen woordgebruik en jargon.

Welke kwaliteitsborgingmechanismen heb je nodig om op deze succesfactoren optimaal te kunnen presteren?

Je zult in eerste instantie natuurlijk goede vertalers moeten aanstellen. Dat klinkt misschien logisch, maar is minder vanzelfsprekend dan het lijkt. Het punt is dat de kwaliteit van een vertaler in veel gevallen (maar niet altijd) evenredig is met zijn of haar woordtarief, en ieder bedrijf is van nature geneigd in te kopen van de goedkoopste leveranciers. Hoogwaardige en ervaren vertalers vragen doorgaans een hoog tarief, omdat ze toch wel aan werk komen en het zich daarom kunnen veroorloven minder lucratieve opdrachten af te wijzen. Deze regel geldt echter alleen als de freelancer werkt vanuit hetzelfde economische gebied als het vertaalbureau. Het is soms een heel ander verhaal wanneer je besluit vertalers in te zetten die vanuit hun eigen geografische taalgebeid werken. Neem bijvoorbeeld Chinees. Met de intensivering van de zakelijke banden tussen Europa en China neemt ook het aantal bureaus toe dat vertaaldiensten aanbiedt vanuit China. De plaatselijke tarieven in China zijn aanzienlijk lager dan in Europa, maar in dit geval zegt dat niet direct iets over de kwaliteit van de vertaler. Die kwaliteit kan zelfs erg hoog zijn. Hetzelfde geldt, mutatis mutandis, voor het inzetten van vertalers Spaans in Argentinië of vertalers Arabisch in bijvoorbeeld Egypte of Saoedi-Arabië.

In je pogingen om een hoog kwaliteitsniveau te handhaven is het ook belangrijk passende en professionele referentiematerialen te raadplegen. Dit omvat naast papieren en digitale woordenboeken ook online terminologiebestanden, waarvan zowel de variatie als beschikbaarheid de afgelopen enorm is gegroeid. Een uitvoerige bespreking van dit soort referentiewerken zou hier te ver voeren: daarom volstaan we met de mededeling dat er inmiddels op vrijwel ieder vakgebied – met name recht, financiën, verzekeringen, techniek, bankzaken, bouwkunde, vastgoed en IT – uitstekende hulpmiddelen beschikbaar zijn. Verder verdient het vermelding dat sommige grote, supranationale organisaties hun eigen specifieke terminologiebestanden bijhouden en deze (eventueel tegen betaling) beschikbaar stellen, waaronder IATE (een gezamenlijk project van de EU-instellingen).

Een praktisch online hulpmiddel dat met name bij grote projecten van onschatbare waarde kan blijken is niet een database, maar een kader voor databases: Google Docs & Spreadsheets. Met deze gratis service (aangeboden door Google) kan een vertaler woordenlijsten voort specifieke projecten bijhouden, ontwikkelen en editen. Die woordenlijsten worden organisch uitgebouwd met bijdragen van alle vertalers die voor dat project worden ingezet. Iedere vertaler kan daarbij de online database in Google Docs raadplegen of er zelf nieuwe termen aan toevoegen. Het grote voordeel voor jezelf als projectleider is dat alle vertalers putten uit dezelfde terminologiebron, zodat de consistentie van hun output gewaarborgd is.

Een ander belangrijk instrument in de kwaliteitsborging is de revisie van vertalingen. Het vertaalproces is buitengewoon foutgevoelig: vertalers zijn mensen en kunnen op allerlei fronten fouten maken (spelling, grammatica, stijl, terminologie, consistentie enz.). Ieder productieproces is natuurlijk kwetsbaar, maar vertaalbureaus kampen met het aanvullende probleem dat de risico’s doorgaans niet kunnen worden uitgeschakeld met mechanische of elektronische controlemiddelen (zelfs de automatische spellingscontrole is bepaald niet onfeilbaar). Een “handmatige” screening van al het werk dat je van je vertalers binnenkrijgt is dus onvermijdelijk. Dit betekent niet dat je iedere vertaling zin door zin moet vergelijken met de brontekst. Of je dat doet hangt af van je vertrouwen in de vertaler, de beschikbare tijd en je kennis van wat de klant met de vertaling beoogt. Iedere tekst moet uiteraard wel op de een of andere manier worden gecontroleerd voordat je hem naar de klant kunt verzenden, al is het maar in de vorm van een visuele inspectie die duidelijk maakt of alle alinea’s vertaald zijn.

Aan het begin van dit artikel hebben we aangegeven dat ‘kwaliteit’ in de ogen van de klant in wezen uit twee componenten bestaat: kwaliteit en snelheid van levering. Logisch gezien zijn dit twee onverenigbare grootheden. Dit betekent dan ook dat vertaalbureaus (net als veel andere bedrijven) voor de uitdaging staan twee vereisten te verenigen die elkaar feitelijk uitsluiten. In de praktijk kan deze paradox worden opgelost via de inzet van effectieve hulpmiddelen, zodat de verwerkingstijd van een opdracht tot een minimum kan worden beperkt en die tegelijkertijd bijdragen aan de inhoudelijke kwaliteit van het eindproduct. In de vertaalsector gaat het dan om de hierboven beschreven hulpmiddelen – uitmuntende, efficiënte en ervaren vertalers, hoogwaardig en praktisch (online) referentiemateriaal, terminologische software en een gedifferentieerde revisie fase.

Tips om het vertaalproces minder arbeidsintensief te maken

Praktisch advies voor starters in de vertaalbranche

Het tijdperk van handgeschreven of op typepapier gemaakte vertalingen ligt amper twee decennia achter ons, maar slechts weinigen verlangen er naar terug – als ze het zich überhaupt kunnen herinneren. Voor de moderne vertaler, bedreven als hij is in (en verslaafd aan) de knip-, plak- en deletefunctionaliteit van de nieuwste tekstverwerkingssoftware is het bijna onvoorstelbaar dat er ooit een tijd is geweest waarin we teksten vertaalden met een potlood en een gum, of met een typemachine en correctievloeistof. Ondanks die vooruitgang is het vertaalproces zelf echter buitengewoon arbeidsintensief gebleven.

PC’s zijn voor de hand liggende en onmisbare hulpmiddelen in de moderne vertaalbusiness. De automatisering van onze sector heeft onze productiviteit sterk verhoogd en ons in staat gesteld veel professionelere teksten af te leveren die dankzij het gigantische naslagwerk dat ‘internet’ heet waarschijnlijk ook beter aansluiten bij de klantspecifieke sector dan onze output van een jaar of vijftien terug. Lang niet alle vertalers weten echter dat er naast de geavanceerde tekstverwerkingssoftware tal van aanvullende hulpmiddelen beschikbaar zijn die het vertaalproces efficiënter maken. Hieronder enkele tips.

1. Gebruik zo mogelijk digitale versies vaan je naslagwerken. Veel woordenboeken, encyclopedieën en dergelijke zijn ook online of op CD verkrijgbaar. Daardoor hoef je niet steeds dikke boekwerken door te bladeren, maar kun je de term die je zoekt al vinden met een paar klikken op de muis.
2. Werk met hoogwaardige vertaal- en terminologiesoftware (zoals TRADOS of een ander betrouwbaar merk). Het duurt een tijdje voordat je een klantspecifieke database hebt opgebouwd, maar wanneer die eenmaal een bepaald kritisch volume bereikt zal ze van grote waarde blijken bij je inspanningen om terminologische consistentie te garanderen. Met dit soort software kun je bestaande vertalingen binnen enkele seconden screenen op bepaalde woorden, zinnen of passages.
3. Vraag je klant wat zijn opmaakvereisten zijn. Vooral documenten met een ongebruikelijke opmaak kunnen erg bewerkelijk zijn: het zou tijdverspilling zijn als je allerlei complexe opmaakaspecten zou gaan overnemen terwijl je klant de tekst toch nog moet editen en eigenlijk liever een platte tekst had ontvangen.
4. Vraag je opdrachtgever of hij beschikt over documenten die vergelijkbaar zijn met de brontekst en zo ja, of hij je een kopie wil sturen. Dit voorkomt dat je steeds nodeloos het wiel moet uitvinden en waarborgt consistentie met de bestaande terminologie van de klant.

Wat mij opvalt, ter afsluiting, is dat we weliswaar allerlei hulpmiddelen hebben gekregen om het vertaalproces te bespoedigen, maar dat het feitelijke vertaalwerk zelf nog amper is geautomatiseerd. De meeste energie die wordt besteed aan automatisering van het vertaalmechanisme is niet gericht op het creëren, maar op het reproduceren van vertalingen. Vertalen is een zuiver cognitieve vaardigheid en zal dat waarschijnlijk nog geruime tijd blijven. Zelfs de meest geavanceerde software is kinderspel vergeleken met wat zich afspeelt in het hoofd van de vertaler.

Tips voor succes als freelance vertaler

Na afronding van de vertaalopleiding op HBO- of universitair niveau willen veel beginners zo snel mogelijk aan de slag als freelance vertaler. De vertaalmarkt wordt echter gekenmerkt door felle concurrentie, en wie als professional vaste grond onder de voeten wil krijgen komt wel voor een paar fikse uitdagingen te staan. De meeste vertaalbureaus nemen niet zomaar een onervaren vertaler in dienst, terwijl ook het vinden van eigen klanten in het bedrijfsleven zonder commerciële hulpmiddelen niet meevalt. Daarbij komt dat je aan bepaalde criteria moet voldoen om door de Belastingdienst als zelfstandig ondernemer te worden beschouwd. Hieronder een globaal overzicht van de stappen die je zult moeten nemen om als beginnend vertaler succes te kunnen boeken.

Vertaalbureaus

Veel vertaalbureaus gaan behoedzaam om met nieuwe vertalers en nemen die niet zomaar op in hun freelance bestand. Het duurt immers enige tijd voordat duidelijk wordt in hoeverre een freelancer aan de verwachtingen voldoet. Houdt hij/zij zich aan afgesproken deadlines? Biedt hij/zij consistente kwaliteit? Blijkt hij/zij relevante naslagwerken en bronnen te raadplegen en effectief te kunnen omgaan met verschillende registers en specialisaties (wervend, technisch, medisch, financieel, IT, enz.)? Veel vertaalbureaus hanteren een (soms bijzonder korte) “proeftijd” waarin ze het werk van een nieuwe freelancer zorgvuldig controleren. Om een fiasco en de bijbehorende kosten te voorkomen gaan vertaalbureaus normaal gesproken alleen in op open sollicitaties van freelancers met ten minste enkele jaren jaar fulltime ervaring in de vertaalbranche.

Zakelijke klanten

In hun poging zich rechtstreeks aan te bevelen bij bedrijven is het voor freelancers vaak lastig de juiste mensen te pakken te krijgen en, als ze dat al lukt, om vervolgens opdrachten te krijgen. Bedrijven geven doorgaans de voorkeur aan vertaalpartners die een allesomvattende dienst kunnen bieden. Zij kiezen dan ook liever een vertaalbureau dat in verschillende talencombinaties voorziet, altijd beschikbaar is, niet terugdeinst voor specialistische teksten en zijn processen zodanig heeft ingericht dat deadlines altijd gehaald kunnen worden. Gezien hun behoefte aan continuïteit, capaciteit en diversiteit wekt het geen verbazing dat veel bedrijven eerder in zee gaan met een allround vertaalbureau dan met een individuele freelancer. Vertaalbureaus zijn vaak wel duurder maar bieden een toegevoegde waarde, in de vorm van extra dienstverlening en kwaliteitsborging, die het kostenverschil rechtvaardigt.

Tips voor succes als freelance vertaler

Welke stappen moet je na je afstuderen nemen om je tot succesvol vertaler te kunnen ontwikkelen?

• Na het afronden van je opleiding doe je er goed aan je niet direct als freelancer op de markt te presenteren. Het is verstandiger eerst een paar jaar bij een allround vertaalbureau te gaan werken, om daar de nodige praktijkervaring op te doen. In loondienst zijn je inkomsten waarschijnlijk lager dan wat je als freelancer zou kunnen verdienen, maar vergeet niet dat je zonder ervaring sowieso nooit succes kunt boeken. Waarschijnlijk is er binnen het vertaalbureau een ervaren medewerker die zich over je ontfermt en je werk corrigeert, je voortgang bijhoudt en inzicht biedt in je sterke en zwakke punten. Zo kun je de vaardigheden en bagage ontwikkelen die je nodig hebt om uit te groeien tot professioneel vertaler en in een redelijk beschermde omgeving experimenteren met verschillende soorten teksten en vakgebieden.
• Als je geen vaste baan kunt vinden, probeer dan ergens een aanstelling te krijgen als junior vertaler of stagiair. Vertaalbureaus beschikken niet altijd over de capaciteit of middelen om nieuwe medewerkers in dienst te nemen, maar bieden soms wel een prima stageplek waar je praktische ervaring kunt opdoen in een commerciële omgeving. Een stage kan fungeren als springplank naar een carrière in de vertaalbusiness, soms zelfs bij hetzelfde bureau dat de stageplek aanbiedt.
• Na enkele jaren bij een vertaalbureau je vertaalvaardigheden te hebben geslepen, kun je besluiten dat het tijd is om voor jezelf te beginnen. Idealiter ga je eerst over op een parttime dienstverband, zodat je rustig klanten kunt werven en behouden en genoeg inkomen hebt om van rond te komen. Het is hoe dan ook van belang in dit stadium goede afspraken te maken met je baas, om eventuele belangenconflicten te voorkomen. Vervolgens kun je je gegevens en CV het beste rechtstreeks opsturen naar een aantal geselecteerde professionele vertaalbureaus of vertaalafdelingen van grote bedrijven en overheidsinstellingen. Maak daarbij in ieder geval duidelijk dat je relevante ervaring hebt en dat je bereid bent een gratis proefvertaling te maken.
• Ga naar de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst om je in te schrijven als zelfstandige en zo nodig nader advies in te winnen.
• * Als je eenmaal voldoende klanten hebt gevonden om een uur of twintig per week als freelancer te kunnen werken, kun je overwegen je dienstverband op te zeggen om de vrijkomende tijd te besteden aan het werven van nieuwe klanten. Een ervaren freelancer verdient in twintig uur ongeveer evenveel als een fulltime vertaler in loondienst.

De bovenstaande adviezen zijn uiteraard erg algemeen van aard. Wellicht ziet je eigen carrièreverloop er uiteindelijk heel anders uit, afhankelijk van je voorkeuren, vaardigheden en persoonlijke omstandigheden. Hoe het ook zij, iedereen die zich op dit pad begeeft zal ontdekken dat met name ervaring en een gezond zakelijk instinct bepalend zijn voor je succes als freelancer vertaler.

Hoe vind ik klanten als freelance vertaler?

Je hebt besloten de sprong te wagen en voor jezelf te beginnen. Je hebt een computer  gekocht met alle belangrijke verbindingen, je hebt een verloren hoekje of extra kamertje in je huis ingericht als prettige en rustige werkplek – en daar zit je achter je toetsenbord, recht voor je scherm, startklaar om te gaan typen. Het enige wat nog ontbreekt is ook het enige wat je niet kunt kopen – een klant.

Als je echt vanaf nul moet beginnen kan het vinden van klanten een hele opgave betekenen. En als je er al in geslaagd bent om een bedrijf of persoon te wijzen op de vertaaldiensten die je als je eenmanszaak kunt leveren, waarom zouden zij dan met jou zaken willen doen? Er is immers zo veel keuze op de vertaalmarkt. Ze kunnen altijd wel ergens een aanbod vinden dat geloofwaardiger en betrouwbaarder dan het jouwe lijkt.

Sterker nog, het aantrekken van klanten is zo’n grote uitdaging dat je het misschien beter aan iemand anders kunt overlaten. Je kunt immers ook gewoon contact opnemen met een professioneel vertaalbureau en voor hen gaan werken, dan zoeken zij de klanten wel voor je op.

Ook dat is echter gecompliceerder dan het lijkt. Allround vertaalbureaus zijn doorgaans niet meteen erg enthousiast over dit soort acties, en met reden. Ten eerste komen ze om in de open sollicitaties. Ten tweede is de kans groot dat de talencombinatie die je biedt niet bepaald uniek is te noemen. En ten derde, als je wél iets origineels hebt te bieden, laten we zeggen Fins-Maltees of Nederlands-Urdu, dan is de orderportefeuille in die specifieke niche waarschijnlijk erg klein.

Desalniettemin mag je er van uitgaan – als je ten minste enige professionele vertaalervaring kunt bieden en jezelf niet buiten de markt prijst (door een hoger tarief te vragen dan het bureau kan betalen, of een lager tarief dan nodig is om een professionele indruk te maken) – dat je in ieder geval een reactie krijgt. Het vertaalbureau zal je naam en aanbod waarschijnlijk in zijn freelance-bestand opnemen en aangeven contact met je op te nemen als er zich een gelegenheid voordoet – en het is niet ondenkbaar dat ze dat inderdaad doen.

Bij een goed georganiseerd en dynamisch vertaalbureau laten dergelijke gelegenheden immers zelden lang op zich wachten. Veel vertaalbureaus kampen regelmatig met een gebrek aan vertaalcapaciteit. Zelfs al kunnen ze zich je naam niet herinneren, dan zullen ze die tegenkomen zodra ze hun bestand van potentiële freelancers raadplegen om een urgente opdracht te kunnen uitvoeren. Als je eenmaal een eerste opdracht hebt gedaan, is de kans op een nieuwe opdracht meteen een stuk groter (als ze ten minste tevreden waren over de kwaliteit van je vertaling). Vanaf nu weten ze je te vinden. Als de verschillende aspecten van je aanbod – tarief, kwaliteit, snelheid en flexibiliteit – alles bij elkaar goed uitpakken, ben je voor het bureau mogelijk zelfs een aantrekkelijkere optie dan freelancers met wie ze al langer samenwerken en die zich de laatste tijd misschien wat minder inspannen dan voorheen. Een uitvoerige bespreking van de samenwerking met vertaalbureaus valt buiten het bestek van dit artikel en zullen we later op deze weblog bespreken. We volstaan hier met de mededeling dat van alle potentiële klanten vertaalbureaus waarschijnlijk het meest benaderbaar zijn.

Zoals het woord al aangeeft hebben allround vertaalbureaus een erg breed aanbod. Ze hebben klanten in allerlei sectoren en je zult als leverancier dan ook vertaalwerk verrichten op uiteenlopende terreinen. Ook als je je via de samenwerking met vertaalbureaus eenmaal hebt ontwikkeld tot een echte allround vertaler, blijven er vakgebieden waar je je beter thuis voelt dan op andere. De volgende stap in het uitbreiden van je klantenbestand is dan ook contact leggen met grote ondernemingen binnen je voorkeursspecialisme, om na te gaan of zij een eigen vertaalafdeling hebben. Met name internationale bedrijven hebben vaak interne vertalers. Ook dergelijke interne “vertaalbureaus” zijn vaak geïnteresseerd in mogelijkheden om hun freelance-bestand uit te breiden, vooral bij een intern personeelstekort. Je hebt tegen die tijd ook voldoende professionele ervaring om jezelf te kunnen aanprijzen als iemand die misschien geen echte deskundige is, maar toch zeker vertrouwd is met die specifieke sector. Dat is van belang: vertalers zonder relevante, specialistische ervaring hebben in een dergelijke specifieke omgeving immers geen schijn van kans. Een geleidelijke verschuiving van je aandacht naar interne vertaalafdelingen heeft als voordeel dat je je verder kunt specialiseren en dus niet steeds opnieuw het wiel hoeft uit te vinden als je aan een nieuwe vertaalopdracht begint.

Dit neemt overigens niet weg dat ook betrouwbare allround vertaalbureaus onderscheid maken tussen verschillende freelancers naar gelang hun specialisatie, voorkeur en sterke punten. Dit is zelfs de enige reden waarom ze als allround bureau een zekere mate van kwaliteit kunnen garanderen. Waar het om gaat is dat het werken voor een vertaalbureau of -afdeling je de kans biedt ervaring op te doen en je in je voorkeursdisciplines te specialiseren.

Dit is natuurlijk slechts een van de talloze strategieën die je kunt volgen om klanten aan te trekken voor je freelance-activiteiten. Hoe je het uiteindelijk aanpakt hangt af van je capaciteit en ambities. Wel denk ik dat een route die langs vertaalbureaus voert zelfs relatief onervaren (maar kundige) vertalers de beste kans biedt om opdrachten te werven en een orderstroom op gang te brengen.

(English) Freelance Or In-House Staff In The Translation Industry

Onze verontschuldigingen, dit bericht is alleen beschikbaar in English.