In veel gevallen is een beëdigde vertaling van uw document toereikend. Soms worden er echter aanvullende eisen gesteld, zoals het plaatsen van een apostille. Als vertaalbureau kunnen wij nooit met zekerheid zeggen of deze aanvullende eisen ook op uw document van toepassing zijn. Ieder land en iedere instantie stelt immers zijn of haar eigen eisen. Als u precies wilt weten of en aan welke extra vereisten uw beëdigde vertaling dient te voldoen, dient u contact op te nemen met de aanvragende instantie.
Waarmerking
In de meeste gevallen wordt een vertaling niet aan het originele brondocument gehecht, maar aan een kopie. Dit geldt met name voor unieke documenten waarvan er maar één origineel bestaat, zoals een diploma of paspoort. Dankzij de waarmerking heeft de betreffende instantie de zekerheid dat de kopie overeenstemt met het origineel. Als u er zeker van wilt zijn dat waarmerking echt nodig is, kunt u het best even contact opnemen met de aanvragende instantie. U kunt de kopie laten waarmerken door de instantie die het originele document heeft afgegeven (zoals bijvoorbeeld de onderwijsinstelling) of door een notaris.
Legalisatie conform het Apostilleverdrag (apostille)
Soms is een beëdigde vertaling alleen niet voldoende en dient de echtheid van de handtekening van de beëdigd vertaler door middel van een apostille te worden bevestigd. De apostille wordt geplaatst door de Centrale Balie van de rechtbank waar de handtekening van de vertaler is gedeponeerd. Nadat het beëdigde document is afgegeven bij de rechtbank, duurt het één tot twee werkdagen voordat het – voorzien van apostille – kan worden opgehaald.
Soms dient ook het brondocument van een apostille te worden voorzien. Denkt u bijvoorbeeld aan de handtekening van een notaris of van de ambtenaar van de burgerlijke stand (uittreksel van de burgerlijke stand) of Kamer van Koophandel (Uittreksel van de KvK)
Uitvoerige legalisatieprocedure
Voor landen die het apostilleverdrag niet hebben ondertekend, is men aangewezen op de uitvoerige legalisatieprocedure. Deze legalisatieprocedure is veel ingewikkelder dan de plaatsing van een apostille. Na legalisatie van de handtekening van de vertaler door de Centrale Balie van de rechtbank waarbij de vertaler staat ingeschreven, moet het stuk namelijk voor verdere legalisatie worden aangeboden aan achtereenvolgens het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het consulaat van het desbetreffende land.
Het waarmerken en legaliseren van diploma’s
Voor diploma’s die in het buitenland worden gebruikt, geldt een aanvullende specifieke legalisatieprocedure. Alvorens wij een beëdigde vertaling van het diploma kunnen verzorgen, dient het te worden gelegaliseerd door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in Groningen. Met de legalisatie geeft DUO aan dat het diploma een officieel erkende opleiding in Nederland is.
