Wanneer heb ik een beëdigde vertaling nodig?
Niet alle teksten vereisen een beëdigde vertaling. U hebt een beëdigde vertaling nodig als het document dat vertaald moet worden een officieel document is dat voor officiële doeleinden wordt gebruikt. Denkt u hierbij aan notariële akten (statuten, oprichtingsakte, koopakte, verklaring van erfrecht, testament), uittreksels uit de burgerlijke stand (uittreksel uit de Gemeentelijke Basis Administratie, paspoort, rijbewijs, geboorteakte, verklaring van ongehuwdheid, huwelijksakte, scheidingakte, overlijdensakte, akte geregistreerd partnerschap), processtukken (proces-verbaal, vonnis, beschikking, producties, insolventieverklaring, deurwaardersexploot, beslagrekwest), overeenkomsten (pensioenovereenkomst, huurovereenkomst, arbeidsovereenkomst, koopovereenkomst) en andere officiële documenten (verklaring omtrent het gedrag, diploma, cijferlijst, loonstrook, certificaat, werkgeversverklaring, fiscaal overzicht, referentie).
Is de kwaliteit van een beëdigde vertaling beter dan die van een ‘gewone’ vertaling?
Beëdiging zegt in beginsel niets over de kwaliteit van de vertaling. Het bijzondere van een beëdigde vertaling is dat het een officieel document is dat internationaal wordt erkend. Bij een beëdigde vertaling is een verklaring van de beëdigd vertaler bijgevoegd dat de vertaling een waarheidsgetrouwe weergave is van het originele document. De ontvanger van een beëdigde vertaling weet dus dat in de vertaling geen zaken verkeerd zijn weergegeven, toegevoegd of weggelaten.
De meeste onbeëdigde vertalingen worden overigens binnen ons vertaalbureau door een beëdigd vertaler gemaakt.
Wanneer moet een beëdigde vertaling worden gelegaliseerd?
Doorgaans adviseren wij onze opdrachtgevers de beëdigde vertaling te laten legaliseren wanneer het document voor het buitenland bestemd is. Gaat het om een buitenlands document dat bestemd is voor Nederlandse instanties, dan hoeft u de beëdigde vertaling doorgaans niet te laten legaliseren. Voorwaarde is wel dat de beëdigde vertaling gemaakt is door een beëdigd vertaler die staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers in Den Bosch (Rbtv) en bij ten minste een Nederlandse rechtbank.
Wat houdt legalisatie van de beëdigde vertaling precies in?
Het gaat hierbij om de legalisatie van de handtekening van de vertaler door de bevoegde officiële instanties. Er zijn twee vormen van legalisatie: de verkorte legalisatieprocedure en de uitgebreide legalisatieprocedure. De vraag of u de verkorte of uitgebreide legalisatieprocedure moet doorlopen is afhankelijk van het land waarvoor de beëdigde vertaling bestemd is. Is het land aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan volstaat de verkorte legalisatieprocedure. Als het land niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan dient u de uitgebreide legalisatieprocedure te doorlopen. Onder meer alle EU-landen, de Verenigde Staten, Canada, Rusland, Australië, Nieuw Zeeland, Turkije, Hong Kong, Zuid-Afrika, Zwitserland en Japan zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag. Veel Afrikaanse landen en landen in het Midden-Oosten zijn niet aangesloten bij het Apostilleverdrag. Als u precies wilt weten welke landen bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, raadpleeg dan de Afdeling Legalisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken: https://www.minbuza.nl/producten-en-diensten/burgerzaken/legalisatie-van-documenten/.
Hoe verlopen de verkorte en uitgebreide legalisatieprocedure precies?
Bij de verkorte legalisatieprocedure kan de handtekening van de vertaler worden gelegaliseerd bij de rechtbank(en) waarbij de vertaler staat ingeschreven. Dit gebeurt door middel van de plaatsing van een Apostille (= een door de rechtbank getekende stempel of sticker) op de beëdigde vertaling. Bij de Centrale Balie van de betreffende rechtbank kunt u de Apostille afhalen.
Bij de uitgebreide legalisatieprocedure dienen er meerdere stappen te worden doorlopen. Allereerst dient er een legalisatiestempel (let op: geen Apostillestempel!) te worden afgehaald bij de Centrale Balie van de rechtbank waarbij de beëdigd vertaler staat ingeschreven. Vervolgens dient de handtekening van de rechtbank te worden gelegaliseerd bij het Ministerie van Justitie in Den Haag. Deze handtekening dient vervolgens weer te worden gelegaliseerd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Tot slot dient de handtekening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden gelegaliseerd bij de ambassade of het consulaat van het land waarvoor de beëdigde vertaling is bestemd.
Kunt u de legalisatie van de beëdigde vertaling voor mij regelen?
Ja, wij kunnen zowel de verkorte als uitgebreide legalisatieprocedure voor u verzorgen, maar alleen voor zover deze betrekking heeft op de beëdigde vertaling. Andere vormen van legalisatie (bijvoorbeeld van de handtekening van de notaris of die van de onderwijsinstelling) verzorgen wij niet. Ook kunnen wij u hierover niet adviseren.
Hoe weet ik bij welke rechtbank een beëdigd vertaler staat ingeschreven?
U kunt dit bij een van onze projectmanagers navragen en desgewenst vervolgens bij de Centrale Balie van de betreffende rechtbank verifiëren.
Wat is waarmerken precies? Doen jullie dat ook?
Een waarmerking is wat anders dan een legalisatie. Als de vertaling in het kader van de beëdiging niet aan het origineel, maar aan een kopie van het origineel wordt gehecht (bijvoorbeeld in het geval van een diploma), dan is het zinvol de kopie te laten waarmerken. Bij een waarmerking geeft de waarmerker aan dat de kopie inhoudelijk precies overeenkomt met het origineel.
Als vertaalbureau zijn wij helaas niet bevoegd kopieën te waarmerken. U kunt hiervoor terecht bij de instantie die het origineel heeft afgegeven (bijvoorbeeld de dienst Burgerzaken van de gemeente of de onderwijsinstelling) of bij een notaris.
